Was ist das?

Die Arbeitssituationsanalyse ist eine Methode zur Identifizierung arbeitsbedingter Belastungen und zur Entwicklung von Verbesserungsmöglichkeiten. Sie liefert eine schnelle und umfassende Analyse der Ist-Situation sowie Ansatzpunkte für Veränderungen.

Ziel

Erarbeitung von Vorschlägen zur Verbesserung der Arbeitssituation in einzelnen Abteilungen bzw. Arbeitsbereichen

Ablauf

Es findet eine moderierte Diskussion der Mitarbeiter (ohne Vorgesetzen) mit einem externen Experten statt. Dieser Diskussion geht ein Vorgespräch mit dem Vorgesetzten des Arbeitsbereiches voraus. Die Leitung der Gruppe durch einen externen Moderator schafft die Möglichkeit, dass sich Teilnehmer unbefangen auch zu schwierigen Problemen äußern können. Durch Metaplantechnik und Kartenabfrage wird eine aktive Beteiligung erreicht.

1. Identifikation, Definition und Gewichtung arbeitsbezogener Belastungen
2. Gemeinsame Erarbeitung von Lösungsansätzen/Lösungsmöglichkeiten
3. Erstellung eines Protokolls zu erkannten Belastungen und dazugehörigen Lösungsansätzen durch den Moderator
4. Erörterung der Ergebnisse in Anwesenheit eines Vertreters der Abteilung bzw. des Arbeitsbereiches sowie des Vorgesetzten
5. Passgenaue Umsetzung erarbeiteter Lösungsansätze mit bedarfsgerechter Unterstützungsmöglichkeit

Quelle: Universität Jena
https://www.uni-jena.de/rundum_gesund

Was ist ein Stakeholder?

Ein Stakeholder ist jemand, der an der Entwicklung einer Organisation ein Interesse bzw. Ansprüche gegenüber einer Organisation hat.

Stakeholder sind z.B.

• die Eigentümer bzw. Anteilseigner,
• die Arbeitnehmer bzw. der Betriebsrat,
• Kunden/Klienten
• Kostenträger.

Wie funktioniert Stakeholder-Management?

Zum Stakeholder-Management ist es zunächst notwendig, die Interessen der verschiedenen Stakeholder zu kennen oder sich darüber Kenntnis zu verschaffen. Das kann zum Beispiel im Rahmen einer Befragung passieren. Ein mögliches Vorgehen ist wie folgt:

Befragung der Interessengruppen

1. Identifikation der Interessengruppen
2. Identifikation des Informationsbedarfs in Bezug auf die Interessengruppen
3. Ggf. Identifikation der möglichen Vertreter*innen der Interessengruppen
4. Entwurf individueller Fragen/Fragebögen unter Berücksichtigung der Ausdrucksmöglichkeiten der Interessengruppe (z.B. leichte Sprache)
5. Durchführung von Interviews
6. Auswertung der Interviews

Aus den Befragungsergebnissen werden mögliche Ansatzpunkte und Maßnahmen abgeleitet.

Was ist eine SWOT-Analyse?

Die SWOT-Analyse ist ein Instrument zur strategischen Planung. Mit der SWOT-Analyse werden interne Organisationsmerkmale beschrieben und als Stärke oder Schwäche bewertet. Externe Gegebenheit, Entwicklungen, Rahmenbedingungen und Trends, die für die Organisation relevant sind, werden als Potenzial oder Chance bzw. Risiko bewertet.

(Strength – Weakness – Oportunity – Threat: Stärke – Schwäche – Chance – Risiko)

In einer 9-Felder-Matrix werden die Merkmale gesammelt und die internen Stärken und Schwächen zu den externen Chancen und Risiken in Beziehung gesetzt. Daraus ergeben sich Strategieansätze zur Chancennutzung und Risikovermeidung.

Was macht ein Vorhaben zum „Projekt“

Projekte sind Vorhaben, die jenseits von Routineabläufen entstehen. Die können beispielsweise technische, gesellschaftliche oder wissenschaftliche Aufgaben beinhalten. In diesem Sinne werden alle möglichen Aufgaben als Projekt bezeichnet – „echte“ Projekte sind jedoch dadurch gekennzeichnet, dass sie:

• Komplexe Probleme bearbeiten, verschiedenartige Tätigkeiten erfordern und risikovoll sind
• Durch konkrete Ziele geleitet, durch eindeutige Aufgabenteilung und Verantwortung aller Beteiligten für das Gesamtergebnis organisiert werden.
• In dieser Art erst-/einmalig und innovativ sind
• In der Zeit befristet, im Geld begrenzt und im Personal besonders zusammengesetzt sind.

Lebensphasen eines Projektes:

1. Konzept erarbeiten
2. Zeitliche Abfolge und Tätigkeiten planen
3. Umsetzung sachlich und personell steuern
4. Projekt evaluieren und abschließen

Quelle: „Der Weg zum Erfolgreichen Projekt“; Gabriele Girke und Charlotte Große, 2005

Was ist eine moderierte Besprechung?

Eine moderierte Besprechung ist eine Besprechung, die ein oder mehrere konkrete Ziele mit einer festgelegten Tagesordnung verfolgt. Die Besprechungsleitung aktiviert alle Teilnehmenden und würdigt die Beiträge. Dazu können verschiedene Methoden und Kreativitätstechniken eingesetzt werden, wie zum Beispiel Kartenabfragen und Brainstorming. Die Besprechungsergebnisse werden schriftlich festgehalten und ggf. werden Zuständigkeit, Mittel und Termine für die Umsetzung der Ergebnisse vereinbart.

Was bedeutet „Organisationsreife“?

Die Organisationsreife bezieht sich auf die Steuerungsqualität von Prozessen. In den Prozessen werden Leistungen erbracht. Je höher die Organisations- und damit die Prozessreife ist, desto besser läuft ein Prozess im Sinne der Zielerreichung.

Qualität von Prozessen mit Reifegraden steuern

Ein Reifegradmodell kann helfen, die Qualität von Prozessen zu erkennen und zu verbessern.
Die Leistung eines Unternehmens wird durch seine Prozesse erbracht. Mit Prozessmanagement werden die wichtigen Prozesse eines Unternehmens ziel- und ergebnisorientiert gestaltet, verbessert und immer wieder erneuert. Die Vorteile eines Reifegrademodells dabei sind:

• Es erleichtert die objektive Beurteilung dieser Prozesse
• Es erleichtert den Vergleich mit anderen Organisationen beziehungsweise Organisationseinheiten
• Es erleichtert die Beobachtung des Entwicklungstrends von Prozessen sowie deren Optimierung beziehungsweise Steuerung

Quelle: business-wissen
https://www.business-wissen.de/artikel/prozessmanagement-qualitaet-von-prozessen-mit-reifegraden-steuern/

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